Dónde se abre la brecha
Un requerimiento redactado como «guantes de examen de nitrilo, talla M, 100 por caja» deja varias decisiones en manos de otro: gramaje, largo del puño, texturizado, presencia de polvo, color y la norma frente a la que se ensaya el producto. Cada una tiene un valor por defecto en una fábrica, y ese valor suele ser la opción más económica que aún se ajusta a las palabras.
Lo mismo ocurre en productos farmacéuticos cuando no se indica la sal, en suministro de laboratorio cuando se da por supuesta la compatibilidad con el instrumento, y en consumibles cuando la esterilidad se sobreentiende en lugar de escribirse.
Redacte la especificación como un conjunto de decisiones
Las especificaciones más confiables se leen como una lista de preguntas resueltas y no como el nombre de un producto. Si una línea no puede fabricarse incorrectamente y seguir ajustándose al texto, está suficientemente especificada.
- Qué es el producto, en términos inequívocos, incluidos forma y grado
- Qué norma o referencia de farmacopea aplica, si corresponde
- Empaque primario, empaque secundario y unidad de venta
- Etiquetado: idioma, contenido exigido y quién aporta el arte
- Vida útil remanente al momento de la entrega, no al de la producción
- Qué queda excluido de forma expresa, cuando existe una variante más económica habitual
Confirme en sentido inverso
Una especificación que solo ha viajado en un sentido no está confirmada. La verificación útil es pedir a la parte fabricante que reformule con sus propias palabras qué va a producir, y comparar eso con el requerimiento original.
Las diferencias aparecen de inmediato en esa comparación. El silencio, en cambio, no es acuerdo: suele significar que la pregunta nunca llegó a plantearse.
Verifique antes de que se mueva
Una verificación previa al embarque contra la especificación escrita es barata en relación con el costo de un embarque rechazado. Debe comparar la mercancía física contra el documento de especificación, no contra el recuerdo de la conversación.
Cuando se detecta una diferencia, la decisión corresponde al comprador. Algunas desviaciones son aceptables y otras no, y solo el comprador sabe cuál es cuál para su mercado.